Comment utiliser Trello (débutant) ?

Aujourd’hui, je vais vous montrer comment utiliser Trello, l’outil de gestion de projet que j’utilise pour mon entreprise. Trello est un excellent outil pour s’organiser en équipe, mais aussi pour votre organisation solo.

– – – – – – – – – – – – –

Je vous recommande vivement d’utiliser Trello pour vous organiser si comme moi, vous avez tendance à perdre vos papiers et si vous avez beaucoup d’idées, mais qu’à la fin, vous ne vous y retrouvez plus ! Je vous recommande aussi vraiment cette application si vous avez plusieurs projets à gérer en simultané, si vous aimez faire des listes et pouvoir y accéder via vos différents périphériques (ordinateur, tablette ou smartphone). Trello est un logiciel qui fait tout cela ! C’est entièrement en ligne et bien souvent il y a des gens qui me disent : “J’aimerais pouvoir utiliser Trello, ça a l’air génial, mais je n’arrive pas à comprendre exactement comment ça marche”. Je vais donc vous présenter l’application de manière très basique, en vous montrant les fonctionnalités de base pour que vous compreniez le principe. Par contre, après je vais vous inciter à manipuler vous-même l’application et à chercher la façon dont vous allez pouvoir l’utiliser, qui va vraiment vous correspondre. Parce que c’est ça, le gros avantage de Trello : c’est un outil de gestion de projet qui permet énormément de systèmes d’organisation différents. Trello peut vraiment s’adapter à la façon de s’organiser de chaque personne.

– – – – – – – – – – – – –

Comment utiliser Trello ?

Il faut que vous alliez sur Trello.com et que vous vous créiez un compte. C’est très facile : pour vous créer un compte, on ne vous pose pas énormément de questions, simplement un mail, votre nom, et mot de passe.

Ensuite, vous arrivez sur une page d’accueil qui va vous résumer les dernières activités de vos tableaux.

Qu’est ce que c’est qu’un tableau Trello ?

C’est un petit peu comme un dossier, une grande catégorie, et c’est vous qui allez décider quel sera le thème de cette catégorie ! Imaginez un tableau en liège sur lequel vous allez pouvoir mettre tous vos post its et les organiser : c’est exactement le principe des tableaux Trello.

Comment utiliser les listes Trello ?

Un tableau est constitué de liste. Le nombre de listes va de 1 à autant que vous voulez (à ma connaissance, il n’y a pas de limité, en tout cas, je n’ai jamais atteint la limite). Ces listes sont des sous-parties du tableau, dans lesquelles vous allez classer vos petits post-its, que l’on appelle des cartes.

Sachez que vous n’êtes pas obligés de travailler de manière chronologique : vos listes peuvent correspondre à des étapes qui ne sont pas forcément liées à une chronologie.

Comment utiliser les cartes Trello ?

Les cartes sont l’équivalent de vos post its. À tout moment, vous pouvez revenir et ajouter des cartes, en supprimer, en modifier, c’est complètement libre ! Vous pouvez les déplacer d’une liste à une autre en fonction de l’étape à laquelle vous en êtes dans le projet. Quand vous cliquez sur une carte, vous pouvez en avoir le détail. Vous pouvez écrire une description et ajouter des pièces jointes (des images, des PDF, des documents Word, bref toutes les pièces jointes qui pourraient éventuellement vous servir à la réalisation du projet). Vous pouvez aussi ajouter des commentaires : on va les utiliser dans le cas où l’on serait plusieurs personnes sur une même carte. En effet, vous pouvez choisir des membres (un de vos clients pour favoriser la fluidifier des échanges ?). Les commentaires font un peu office de tchat. Si vous cliquez sur “Activité”, vous allez retrouver l’historique de tout ce qui a été fait sur cette carte. Vous pouvez aussi ajouter une check-list pour les différents types de tâches que vous devez réaliser. J’utilise aussi énormément les étiquettes qui permettent de marquer les cartes.

Trouver sa propre organisation sur Trello

Maintenant, à vous de d’introspecter votre process de travail pour voir comment est-ce que Trello peut vous aider dans votre organisation. Moi, j’ai fait plusieurs tests avant d’aboutir à mes tableaux définitifs. Le but est de faire quelque chose d’instinctif pour vous, qui va aller avec votre logique de travail. Je vous invite à expérimenter, à essayer différentes façons de vous organiser avec Trello, pour voir quelle est celle qui vous correspond le mieux.

Voir les échéances sur le smartphone

Sur smartphone, j’utilise un widget qui me permet de voir directement sur mon écran d’accueil les échéances que j’ai indiquées sur mes cartes Trello : hyper pratique !

Si vous souhaitez que je réalise davantage de tutoriels, n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire !

Créativement,

Aurore