SOS: organisation du travail en équipe

Lorsqu’il est question de gestion des tâches, mieux vaut une bonne cohésion d’équipe. Nous avons pris le temps d’y penser (Bruce, si tu nous lis 😉 ) quand Jb et moi avons créé notre collectif de graphiste. Je vous livre notre méthodo’ de création d’une procédure efficace.

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Comment organiser son travail en équipe quand on est à son compte et qu’on part de zéro? Jb et moi voulions mettre fin aux erreurs et aux pertes de temps. L’idée : créer un mode de fonctionnement que chacune suivrait à la lettre, où l’objectif, les contraintes et la nature des projets seraient clairement définis. Notre but : être mieux organisées, savoir à tout moment où en sont les projets, quelles sont les tâches à réaliser et dans quels délais. Le détail qui tue : un accès facile et rapide aux ressources nécessaires, centralisées sur une ou deux plateformes. Je ne vais pas vous détailler ici notre résultat final (il fera peut-être l’objet d’un article futur), mais les questionnements qui nous ont permis de concevoir une procédure pertinente, pour nous. Je souhaite que cet article vous aide à créer celle qui vous correspondra le mieux.

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Se poser les bonnes questions dès le départ

Nous avons commencé par lister les informations fondamentales pour le démarrage de n’importe quels projets.
– Qui ?
Les collaborateurs impliqués mais aussi le client à contenter
– Quoi ?
Le type de prestation ou de produit.
– Où ?
La zone géographique du projet mais aussi le ou les espaces utilisés pour ranger les éléments nécessaires à la réalisation de ce travail. Par exemple, ils peuvent se trouver sur un serveur commun, dans Google drive, dans un dossier physique etc.
– Comment ?
Les étapes clés du projet, mais aussi quelles seront les ressources à utiliser.
– Pourquoi ?
Les enjeux de chaque projet. Est-ce que notre but est de fidéliser un client? Ou s’agit-il d’un projet interne à l’entreprise qui consiste à optimiser la prospection ? Une nouvelle offre à présenter ?
Puis, nous avons trouvé un moyen de rendre ces informations aisément accessibles, avec un outil de gestion des tâches, dont je vous parle plus bas. Je vous invite à faire de même avant de le choisir : qui, quoi, où, comment, pourquoi ?

Le choix d’un outil de gestion de tâches

Il fallait que l’on se sente toutes les deux à l’aise avec lui, pour que l’on puisse l’utiliser rigoureusement et assidûment. Difficile de faire fonctionner un process quand l’un des collaborateurs est allergique à la plateforme qui s’y rattache. C’est comme être inscrit dans une salle de sport que l’on déteste : déjà que c’est dur de se motiver, si en plus on a horreur de l’endroit…

Nous avons choisi Trello, un outil de gestion de projet en ligne bien connu, que je recommande pour sa simplicité et sa souplesse. On peut vraiment l’adapter à chaque situation. Mais que vous choisissiez Trello ou non, ce qui compte c’est de prendre celui qui fait l’unanimité. Dossier ou classeur ? Plateforme de type Slack? Trello? TaskWorld ? Serveur commun ? Agenda physique ou planning en ligne (Google Agenda) ?

Revoir ensemble le processus type d’un projet

Nous avons écrit une trame type, fondée sur les étapes clés du déroulement d’un projet, que nous avons détaillées au maximum. Dans notre cas, nous avons dû prévoir des variantes. Par exemple : certaines étapes dans la création de supports Web n’existent pas dans le cas de supports imprimés. Nous nous sommes donc autorisées à modifier la trame si nécessaire, dès le début du projet.

Puis, nous avons rendu ces informations bien accessibles et visibles, en utilisant les fonctionnalités de Trello (étiquettes de couleur, To do list par projet, ajout de pièces jointes etc). Vous voyez peut être déjà dans votre tête se dessiner la trame qui vous correspond 🙂

Inscrire les étapes des projets dans le temps

En terme de gestion du temps, nous nous sommes vite rendu compte qu’il fallait que l’on puisse répondre, à tout moment, à ces questions :
– Le devis a-t-il été accepté ?
– Faut-il faire une relance ?
– Quels sont les délais ?
– Le projet est-il en cours ?
– Terminé ou presque ?
– Quelles sont les tâches restantes ?
– La facture a-t-elle été envoyée ?
– Le paiement effectué ?

Nous avons conjointement décidé de légender chaque projet avec des étiquettes de couleur pour repérer rapidement leur avancement. A votre tour de créer votre légende !

Savoir s’organiser seul est une chose. A plusieurs, s’en ai une autre ! Cela peut devenir très compliqué : les e-mails intempestifs, les documents qui se perdent, ou qui ne sont pas un jour chez les uns et chez les autres, le collaborateur perdu dans une autre dimension et j’en passe. Il est donc essentiel de créer une procédure précise mais souple. Pour qu’elle soit respectée par chaque collaborateur, mieux vaut la définir ensemble. A vous de trouver votre mode de fonctionnement, parfaitement adapté à votre cas de figure.

Peut-être qu’à la lecture de cet article, vous avez déjà à l’esprit des pistes d’amélioration pour votre process ? Ou tout simplement l’envie d’en créer un ? Faites le moi savoir dans les commentaires 🙂 !

Créativement,

Aurore